Dokumentų aprašas. Kompiliavimo tipai ir taisyklės

Terminas "inventorius" yra gerai žinomas ne tik biuredarbuotojai, bet ir kitų pramonės šakų bei struktūrų specialistai. Tai dažnai randama ir specialios paskirties dokumentuose, ir lydimuosiuose dokumentuose.

Darbo organizavimas archyve

Kai dokumentai atitinka pagrindinius reikalavimusmisija, jie tampa beveik nereikalingi. Kai kurie iš jų yra sunaikinti, o likusieji yra siunčiami į specialias saugyklas, vadinamos archyvais. Čia dokumentai yra apdorojami, susisteminami ir laikomi saugomose patalpose. Šis etapas laikomas paskutiniu biuro darbe. Visos medžiagos yra baigtos pagal galiojimo laiką, o laikinojo ir nuolatinio saugojimo dokumentai, taip pat personalo atvejai inventorizuojami atskirai. Kiekviena įmonė (organizacija) metų pabaigoje renka paslaugų dokumentaciją perkelti į archyvą. Šiuos klausimus paprastai tvarko archyvarai. Jei bendrovės personalo stalo nėra tokio vieneto, personalo skyriaus darbą vykdo vadovaujant archyvo darbuotojams. Jie sudaro perduotų vertybinių popierių inventorių atskiriems skyriams, kurių pagrindu sudaromas konsoliduotas įmonės dokumentų sąrašas.

Dokumentų rinkinys darbui

Kartais sprendžiant konkretų klausimą pilietisar organizacija privalo pateikti ne vieną, o kelis oficialius dokumentus. Pavyzdžiui, paimkite situaciją, kai objekto statybai buvo paskelbta konkurso dalyvių teisė sudaryti sutartį. Kiekvienas pareiškėjas turi pateikti komisijai labai skirtingą dokumentaciją: komercinį pasiūlymą, statybos veiklos leidimus, sudedamąsias dalis ir kitus dokumentus. Visa tai surenkama į vieną paketą ir siunčiama komisijos nariams apsvarstyti. Jame turi būti dokumentų sąrašas, kuriame visi išvardyti siunčiami konkrečios organizacijos vardu. Tai yra sąrašo ar sąrašo rūšis. Toks popierius dažniausiai sudaromas pagal tam tikrą modelį. Viskas yra labai paprasta. Viršutinėje lapo dalyje centre parašytas pavadinimas "Dokumentų aprašas". Šiek tiek žemiau paaiškina, kur ir iš kokios organizacijos jie yra. Tada ateina stalas, sudaryta iš keturių stulpelių:

1. Numeris pagal užsakymą.
2. Dokumento pavadinimas.
3. Puslapiai dokumente, kuriuose yra __ ir __.
4. Puslapio skaičius dokumente

Lentelė baigiasi santrauka, kuriojenurodo bendrą perduotų rinkinių puslapių skaičių. Tai leidžia užkirsti kelią nuostoliui ar galimam vertybinių popierių pakeitimui, pateiktam už atlygį.

Bylų vykdymas

Su tinkamu dokumentų tvarkymo valdymu, visimetų pabaigoje įmonės dokumentai yra tvarkomi ir suskirstomi į atvejus. Įranga gaminama pagal patvirtintą nomenklatūrą, taip pat atsižvelgiant į visuotinai priimtas taisykles:

1. Dokumentai generuojami per vienerius kalendorinius metus. Išimties tvarka, jei egzistuoja nejudančio pobūdžio verslo dokumentai, kelerius metus galima sujungti paslaugų dokumentus vienoje byloje.
2. Vertybinių popierių išleidimas atliekamas iš viršaus į apačią.
3. Visi lapai turi būti sunumeruoti. Tai daroma siekiant užtikrinti informacijos vientisumą saugojimo metu. Numeravimas turi būti atliekamas paprastu pieštuku viršutiniame dešiniajame kampe.
4. Prireikus, vidinis dokumentų aprašas sudaromas su jį sudariusio specialisto parašu.
5. Dokumentai yra susiuvami.
6. Sudarytas liudijimo lapas.
7. Kiekvienu atveju padengiamas dangtelisnustatyto imties. Tai rodo visą įmonės ir konkretaus vieneto vardą ir pavardę. Toliau pateikiamas specialus skaitmeninis indeksas, atitinkantis nomenklatūrą. Po to nurodomos institucijos datos ir bylos pabaiga. Ir pačiame apibūdintame saugojimo laikotarpyje.

Pašto siunta

Siunčiantis siuntas, paketus arbavertingos raidės kartu su turiniu siunčia dokumentų aprašą. Forma gali būti priimta bet kuriame ryšių skyriuje. Jis vykdomas pagal formą Nr. 107 ir yra tam tikros rūšies dokumentas, kuriame pateikiama išsami informacija apie turinio kiekį ir vertę. Kainos klausimą sprendžia pats siuntėjas. Jei jis mano, kad dokumentas nėra ypač vertingas, brūkšnys dedamas į atitinkamą formos stulpelį. Inventorius dedamas į voką arba pakuojamas tiesiai į paštą. Biuro darbuotojas patikrina registracijos tikslumą ir patvirtina blanką su antspaudu. Inventorizacija turėtų būti atliekama dviem egzemplioriais. Vienas siunčiamas kartu su dokumentais, o kitas turi likti su siuntos savininku. Tai daroma taip, kad konflikto atveju būtų galima patvirtinti kiekvieną investicinį vienetą. Po to vokas (siunta ar siunta) yra užantspauduotas ir išsiųstas adresatui.