Kaip dokumentai turi būti registruojami įmonėje?

Kokia yra dokumentų registracija ir ko reikia organizacijai? Leiskite atsakyti į šį klausimą taip: pirma - "kas", o tada jau "už ką".

Taigi šis procesas yra dokumento gavimo arba kūrimo fakto fiksavimas.

dokumentų registravimas
Jų metu yra ypatingaindeksas tiesiai ant organizacijos sukurto ar gaunamo popieriaus. Bet tai tik pusė procedūros. Antroji dalis - atitinkamos informacijos apie "naujoką" įvedimas specialioje registracijos formoje. Paprastai indeksas susideda iš kelių dalių. Pirma, tai serijos numeris. Tai gali būti papildyta atlikėjų rodikliais, bylų nomenklatūra, gavėjų klasifikatorius ir kt. Komponentai gali būti išdėstyti skirtingose ​​seklose. Pavyzdžiui, pirmasis gali eiti numerį, tada - nomenklatūros indeksas, o naudojamas klasifikatorius gali būti nurodytas pačioje pabaigoje. Bet atvirkštinė seka yra įmanoma. Beje, specialių skaičių priskyrimas, apimantis ir raidžių derinius, būdingas sudarančių dokumentų registracija.

Reikia pasakyti, kad įmonėje ar firmoje turi būti atliekama visuotinė dokumentų registracija. Tai reiškia, kad visi verslo dokumentai, tiek įeinantys, tiek išvykstantys turi būti užregistruoti.

organizacijos dokumentų registravimas
Be to, reikia pažymėti, kad organizacijos dokumentai turi atitikti šiuos reikalavimus:

• Vienkartinis - bet koks gautas ar sukurtasdokumentai nustatomi tik vieną kartą. Jei mes kalbame apie vidaus užsakymus, tada nuo departamento iki departamento jie keliauja su numeriu (indeksu), kuris buvo priskirtas pačiam pradiniam laikotarpiui. Ši taisyklė taip pat taikoma oficialiai susirašinėjimui ir sunkių viršininkų užsakymams.
• Savalaikiškumas - čia tai suprantamaiš išorės gautų vertybinių popierių registracija vykdoma gavimo dieną. Jei mes kalbame apie vidaus užsakymus, nurodymus ar nurodymus, tada juos galima nustatyti, kai atsakingieji darbuotojai pasirašo, o kitą dieną - ne daugiau.
• Atskyrimas - kiekvieno verslo dokumento tipui yra asmeninė fiksacija (įeinanti, išeinanti, užsakymai, užrašai, susirinkimo protokolai, užsakymai ir kt.).
• Vienodumas - apskaita visada atliekama pagal tas pačias taisykles. Šiuo atveju registracijos forma nesvarbi.
• Esminio išsamumo - kai įvedate duomenis į registracijos formą, jums reikia parodyti joje maksimalią informaciją. Ypač kalbant apie bet kokių dokumentų turinį.

steigimo dokumentų registravimas
Be to, visų dokumentų saugojimas įmonėje turėtų būti atliekamas per vienerius metus (kalendorius).

Ir dabar atėjo laikas atsakyti į klausimą: "už ką?" Organizacijose naudojamų dokumentų registracija leidžia spręsti įvairias užduotis. Pažiūrėkime apie ryškiausią pavyzdį. Jei kalendorinius metus pabaigsite ir analizuosite serijinius numerius, galite stebėti dokumentų srauto augimą. Ši informacija gali sukelti teisėtus sekretoriaus reikalavimus padidinti jo atlyginimą (kaip variantą - padidinti sekretoriato darbuotojų skaičių).

Patinka:
0
Naujojo vaiko registracija toje vietoje
Akcijų emisijos, vertybinių popierių tipų registracija
Pardavimo sutarties registracija -
Turistų registracija - problema ir jos būdai
Audito operacijos grynaisiais pinigais - kai kurie
Personalo apskaita ir personalo dokumentacija
Hipotekos registracija: funkcijos
Darbo apsauga darbe, valdymas ir
Verslo planavimas įmonėje: įstatymai,
Populiariausi pranešimai
aukštyn